Quote, verbali e richieste di manutenzione in un posto solo. Il promemoria parte prima della scadenza, il saldo è aggiornato al centesimo, e a che punto è l’ascensore lo vede tutto l’edificio.
Due edifici, 18 unità, quattro rate e un contributo straordinario già a sistema.
Partono per lettera e arrivano in ritardo, perché qualcuno li stampa il giovedì. Chi paga in ritardo spesso non è moroso: è solo stato avvisato tardi.
Il proprietario telefona per sapere quanto deve. L’amministratore apre un registro e ricompone la cifra a mano, mentre l’altro aspetta in linea.
Fra la delibera in assemblea e la fattura del fornitore passano settimane e tre supporti diversi. Qualcosa non arriva mai all’incasso.
Fino al trimestre nessuno sa davvero cosa è stato pagato. Le decisioni si prendono su un dato vecchio di tre mesi.
Il sistema avvisa a dieci giorni, a tre giorni e il giorno della scadenza, poi sollecita chi non ha pagato. Email, SMS o WhatsApp secondo la preferenza di ciascuno. Ogni invio resta tracciato.
Saldo aggiornato, storico dei pagamenti, causale e coordinate di ogni addebito. Il proprietario ha la risposta prima di comporre il numero.
Il verbale nasce da un modello, viene approvato digitalmente e archiviato con le delibere e il conteggio dei voti — millesimi e teste, favorevoli, contrari e astenuti.
Il proprietario segnala dal portale, l’amministratore assegna al fornitore, e lo stato di avanzamento è visibile a tutto l’edificio. Nessuno richiama per chiedere a che punto è.
Ogni fattura categorizzata, per edificio e per esercizio, con il saldo di cassa in tempo reale e il collegamento alla richiesta di manutenzione che l’ha originata.
I proprietari pagano alla scadenza perché il promemoria li raggiunge prima, sul canale che usano davvero — non in una cassetta della posta.
L’amministratore apre una schermata e vede il saldo di ogni edificio, chi è indietro e di quanto, senza ricostruire niente.
E i contributi straordinari smettono di perdersi fra la sala riunioni e la posta: la delibera genera il contributo, il contributo genera gli addebiti, e ogni addebito resta legato alla delibera che lo ha deciso.
La demo è popolata: due condomìni, diciotto unità, quattro rate trimestrali, un contributo straordinario nato da delibera, un ascensore in rifacimento e qualche moroso. Entra da uno qualsiasi dei tre accessi.
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